BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

[Proyecto presentado a estudio del Concejo de Montería]

República de Colombia

Municipio de Montería

Acerdo No.____ de 2001

"Por el cual se crea el Banco de Programas y Proyectos del municipio de Montería y se dictan normas para su funcionamiento"

El Concejo Municipal de Montería

En uso de sus facultades constitucionales y en especial la conferida por el articulo 313, numaral 6, de la Constitución Política, y

COMSIDERANDO:

Primero: Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 49, numerales 3 y 4, de la Ley 152 de 1954, Orgánica del Plan de Desarrollo, los municipios con 100.000 o, más habitantes, a través de sus organismos de planeación, deben organizar y poner en funcionamiento bancos de programas y proyectos para la planeación, en un término de 18 meses, contado a partir de la vigencia de dicha ley.

Segundo: Que el Banco de Programas y Proyectos constituye un instrumento para el desarrollo del proceso de planeación municipal, en la medida en que permite orientar dicho proceso de acuerdo con los principios generales definidos por la Ley 152 de 1994.

Tercero: Que de acuerdo con lo `dispuesto en el artículo 315, literal n, de la Ley 152 de 1994, para efectos de la elaboración de los planes de inversión y con el propósito de garantizar coherencia y complementariedad en su elaboración, la Nación y las entidades territoriales deberán mantener actualizados bancos de programas y proyectos.

Cuarto: Que de acuerdo con el principio de viabilidad que debe regir la actuación de las autoridades nacionales, regionales y territoriales en materia de planeación, según el articulo 3a, literal l) de la Ley 152 de 1994, las estrategias, programas y proyectos dei Plan de Desarrollo deben ser factibles de realzar, de acuerdo con las metas propuestas y el tiempo disponible para alcanzarlas, teniendo en cuenta la capacidad de administración, ejecución y los recursos financieros a los que es posible acceder.

Quinto: Que es necesario establecer los conceptos y criterios básicos para asegurar el funcionamiento del Banco de Programas y Proyectos Municipal, de acuerdo con los príncipios generales contenidos en la Ley 152 de 1994 y demás normas de planeación.

ACUERDA:

Primero: Crear el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública de Municipio de Montería.

Segundo: El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública se define como un instrumento para la planeación, que registra los programas y proyectos viables técnica, ambiental y socioeconómicamente, susceptibles de ser financiados con recursos de Inversión pública en el territorio del municipio.

El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública del Municipio es una herramienta que permita organizar información valiosa para concretar y darle coherencia a los programa de gobierno, planes de desarrollo y presupuestos, así como realizar las labores de análisis, seguimiento y evaluación de los resultados.

Tercero: Existirá un banco único de programas y proyectos de inversión pública del municipio.

Cuarto: Se entiende por programa de inversión el conjunto de actividades articuladas entre si, dirigidas al logro de un propósito que, por su amplitud, requiere de la ejecución de varios proyectos.

Esta definición deberá complementarse de acuerdo con los criterios que desarrollen las normas nacionales de planeación con posterioridad a la expedición del presente acuerdo. Igualmente, el seguimiento de los programas por medio del Banco de Programas y Proyectos se reglamentará con fundamento en tales criterios.

Quinto: Se entiende por proyecto de Inversión el conjunto de acciones que requiere de la utilización de recursos para satisfacer una necesidad Identificada o lograr objetivos de desarrollo.

El proyecto constituye un Instrumento fundamental para articular el proceso de planeación con la programación de las inversiones y para racionalizar la utilización de los recursos públicos, en la medida en que permite seleccionar entre distintas opciones, aquéllas que generan un mayor beneficio para la sociedad, ofreciendo soluciones óptimas a los problemas identificados, facilitando la coordinación sectorial e institucional y el logro de los objetivos del Plan de Desarrollo Municipal.

Sexto: Los programas y proyectos de Inversión pública constituyen la fuente esencial del Banco de Programas y Proyectos de Inversión del Municipio.

Séptimo: El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública del Municipio será administrado por la Secretaría de Planeación Municipal, sin embargo, el suministro de la Información necesaria para su funcionamiento será responsabilidad de toda la administración pública municipal, incluidas las secretarias sectoriales, la Secretaria de Hacienda y las entidades y organismos descentralizados del orden municipal.

Para efectos de la administración del Banco de Programas y Proyectos, se asignan a la Secretaría de Planeación las siguientes funciones:

a.- Administrar el sistema de información sobre los programas y proyectos de Inversión pública que busquen ser financiados o que se ejecuten con recursos de Inversión pública en el municipio, para lo cual realizará especialmente las siguientes acciones:

- Radicar los programas y proyectos que se reciban de las secretarias, demás dependencias de la Administración y entidades descentralizadas, así como de otras entidades territoriales.

- Remitir los programas y proyectos que se reciban sin concepto de viabilidad a la instancia o dependencia responsable de efectuar la calificación correspondiente.

- Registrar todos los programas y proyectos que hayan sido calificados como viables, susceptibles de ser financiados con recursos de inversión pública en el municipio.

- Informar a las dependencias y entidades que presenten programas y proyectos, sobre la calificación y el registro de los mismos.

- Mantener actualizado el sistema de información sobre los programas y proyectos de Inversión pública susceptibles de ser financiados o que se ejecuten con recursos de inversión pública en el municipio,

- Generar listados de programas y proyectos registrados, clasificados por sectores, localización, tipo de proyecto, tipo de gasto, entidad de origen, etc., que sirvan como base para los procesos de formulación de programas de gobierno, planes de desarrollo, planes de acción y preparación de los presupuestos de inversión.

- Producir Información agregada sobre los programas y proyectos registrados, para efectos de realizar los análisis que sean necesarios.

- Mantener actualizada la información necesaria para realizar el seguimiento y la evaluación de los programas y proyectos Incluidos en el plan de desarrollo y el presupuesto.

- Mantener actualizada la formación sobre fuentes de financiación por tipo de proyectos, así como sobre los mecanismos de acceso a tales fuentes.

- Generar Información estadística, así como información sobre indicadores, que sirvan para la realización de análisis y diagnósticos, en relación con programas y proyectos de inversión pública. `

- Suministrar a quien lo solicite, en ejercicio del derecho de petición, la información relacionada con los programas y proyectos radicados o registrados.

b. Participar en el proceso de definición de los procedimientos que garanticen la utilización del Banco de Programas y Proyectos como herramienta de apoya a los procesos de planeación, programación de las Inversiones y evaluación de la gestión de gobierno.

c.- Difundir oportunamente en el territorio del municipio información sobre las metodologías pata formular programas y proyectos.

d.- Difundir oportunamente en el territorio del municipio información sobre los procedimientos relacionados con el funcionamiento del banco.

e.- Diseñar y orientar la estrategia de capacitación y asistencia técnica que contemple los diferentes temas relacionados con los objetivos y el funcionamiento del Banco de Programas y Proyectos.

f.- Cumplir las disposiciones de carácter nacional relacionadas con el funcionamiento del Banco de programas y Proyectos, y suministrar a las instancias correspondientes de la administración territorial la información necesaria para la expedición oportuna de las normas territoriales que se requieran para asegurar dicho funcionamiento.

g.- Trabajar en coordinación con las demás instancias y dependencias de la administración municipal, especialmente con la Secretaría de Hacienda y las secretarías sectoriales.

Octavo: La Secretaria de Planeación Municipal es el organismo encargado de coordinar las acciones necesarias para el funcionamierdo del Banco de Programas y Proyectos de Inversión pública, al interior del municipio y en articulación con los niveles nacional y departamental. De acuerdo con lo anterior, la Secretaria de Planeación realizará las acciones necesarias para facilitar la participación del municipio en una red departamental de bancos de programas y proyectos, que articule el banco municipal con los bancos del departamento y de los demás municipios del mismo, así como la participación del banco municipal en la red nacional.

Noveno: Con el fin de poder formar parte de la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, la Secretaría de Planeación Municipal se encargará de utilizar en el montaje del Banco de Programas y Proyectos de inversión Pública, sistemas de información, metodologías de evaluación y seguimiento, y procedimientos compatibles con los del Banco Nacional de Programas y Proyectos. Estos sistemas, metodologías y procedimientos deberán ser difundidos por la Secretaria de Planeación Municipal entre las entidades y dependencias encargadas de participar en los procesos dirigidos a la aprobación de los proyectos y a la realización posterior de las labores de seguimiento y evaluación.

Los sistemas de información, las metodologías y los procedimientos a que se refiere el presente artículo deberán diseñarse o adaptarse de acuerdo con criterios de agilidad y sencillez, con el fin de asegurar la eficiencia de la gestión pública.

Décimo: Las proyectos de inversión pública del municipio podrán tener origen en el Despacho del Alcalde, las Secretarías, las entidades adscritas o vinculadas a alguna de estas dependencias, las entidades descentralizadas, miembros de corporaciones públicas de elección popular, organizaciones no gubernamentales, organizaciones comunitarias y organizaciones gremiales de la producción y el trabajo.

Décimo primero: La presentación de la solicitud de registro de los proyectos en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública del Municipio será responsabilidad de las Secretarlas Sectoriales y las entidades descentralizadas del municipio. Para este efecto, las entidades o personas que tengan la iniciativa de los proyectos deberán presentarlos al banco por medio de las Secretarías Sectoriales y entidades descentralizadas, de acuerdo con el sector que corresponda.

Estos proyectos deberán ser formulados y evaluados de conformidad con las metodologías adoptadas por el municipio.

Décimo segundo: Los proyectos municipales que busquen ser financiados o cofinanciados con recursos del departamento o del Presupuesto General de la Nación, deberán registrarse en el Banco Municipal y en el Banco Departamental.

De igual manera deberán registrarse en el Banco Municipal y en el Banco Departamental los proyectos que deban ejecutarse exclusivamente con recursos del

municipio, caso en el cual el registro en dicho banco tendrá un fin informativo, para permitir el cumplimiento de la obligación de evaluación de gestión y resultados a cargo del organismo departamental de planeación, de acuerdo con la Constitución y la ley, y se solicitará tan pronto como el respectivo proyecto se incluya en el presupuesto municipal.

Décimo tercero: La información del Banco de Programas y Proyectos es pública y cualquier persona podrá tener acceso a ella, en ejercicio del derecho de petición, para el solo efecto de consultarla.

Décimo cuarto: Todos los años, en el mes de diciembre, el Banco de Programas y Proyectos de inversión Pública Municipal producirá una relación de aquellos proyectos que tengan más de dos años de antigüedad desde la techa de su registro y que no hayan sido incorporados en el presupuesto de inversiones dei municipio.

Dicha relación se remitirá en ese mismo mes, al organismo o la entidad que presentó el proyecto con el fin de que éstos actualicen los proyectos que deseen mantener dentro del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública Municipal. De no hacerlo, la Secretaría de Planeación procederá a retirar estos proyectos del Banco.

No obstante, si la entidad u organismo que presenta el proyecto lo considera necesario, podrá solicitar en cualquier momento la actualización del mismo.

Décimo quinto: El Alcalde del municipio definirá el manual de operaciones (normas y procedimientos para la radicación, calificación de viabilidad, registro, establecimiento de criterios de priorización de los proyectos, y la programación de inversiones), los manuales de metodologías (para la identificación, formulación y evaluación de proyectos y para el seguimiento a las inversiones y la evaluación de resultados) y todos aquellos procedimientos necesarios para asegurar el funcionamiento del Banco.

Décimo sexto: El presente acuerdo comienza a regir a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

UTILIDAD DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

En el contexto territorial, el Banco de Programas y Proyectos está concebido como una herramienta administrada por la Secretaría de Planeación. Es un instrumento invaluable para el proceso de planificación, el cual tiene como objetivo último, que las estrategias y programas de desarrollo se hagan realidad y que se perciban sus beneficios pata la sociedad.

A partir de la información registrada en él, el Banco está en capacidad de generar estadísticas e indicadores y otra información de salida de gran importancia para la realización de análisis, diagnósticos y para enriquecer y apoyar la toma de decisiones a diferentes niveles. Puede, así, generar indicadores sobre costos unitarios de ejecución y de operación, al nivel de agregación deseado. Podría generar cuadros o listados de requerimientos de recursos para el funcionamiento de los proyectos y consignar información útil para una posterior evaluación de impacto. Permite contrastar también los Indicadores de programación de la inversión con los de su ejecución, posibilitando análisis acerca de los factores que inciden en mayor medida en una buena ejecución de proyectos, alimentando también una función gerencia!. Puede, además, generar Información importante para tomar decisiones que afectan la equidad en la asignación dei gasto, así como la sostenibilidad ambiental de las inversiones.

En su contribución al proceso presupuestal y como espacio de articulación de éste com la planeación, el Banco de Programes y Proyectos puede brindar información sobre la composición de la Inversión pública de la entidad territorial, por organismo, por sector, por tipo de proyecto, por fuentes de financiación; esta es una información básica para la programación del gasto de inversión, que alimenta el proceso de presupuestación. .

En la medida en que haya mecanismos claros para decidir el gasto en inversión, como el que representa el Banco de Programas y Proyectos, se amplia la posibilidad de que has comunidades puedan Incidir en ese tipo de decisiones y obtener recursos para la solución a sus problemas y necesidades, siempre que éstas tengan cabida dentro de las prioridades planteadas en los planes de ordenamiento y de desarrollo de la respectiva entidad territorial.

De otra parte, para fortalecer el proceso de descentralización se requiere una profunda comprensión por parte de lodos los niveles territoriales, de lo que significa la gestión de la autonomía, en el marco de las responsabilidades atribuidas a cada uno de ellos.

Por tanto, la adopción de los instrumentos de planeación y de gestión, como el Banco de Programas y Proyectos, que facilitan la organización de propósitos, de los procesos administrativos y gerenciales y que cualifican la toma de decisiones, es definitiva para esta "gestión de la autonomía territorial" la cual, por su parte, tiene razón de ser, como cualquier proceso de mejoramiento de la gestión, en su capacidad de mejorar el aprovechamiento de los recursos destinados a aumentar la calidad y la cantidad de los bienes y servicios que se proveen en la sociedad y, en últimas, en el aumento del bienestar colectivo.

La Ley 60 dispone la transferencia de algunos recursos de la Nación para sufragar el costo de éstas responsabilidades, de acuerdo con los artículos 356 y 357 de la Constitución Política; si no se establecen mecanismos de gestión eficientes de los mismos, aún lo más abundantes recursos terminarían por ser escasos y por no arrojar beneficios evidentes para el desarrollo municipal o departamental.

Desde este punto de vista, organizar y operar un Banco de Programas y Proyectos en el municipio de Montería, es una actividad central que va a posibilitar la más eficiente y eficaz asunción de sus competencias y el fortalecimiento de un proceso de descentralización que signifique realmente ganancias en la , gestión del desarrollo para el municipio y para el país como un todo. Pero de manera central, el Banco de Programas y Proyectos es un instrumento de gran importancia que fortalece el Intercambio entra gobierno y sociedad civil, lo cual redunda profundamente a favor de la democracia y de la cualificación de la autonomía territorial.

CRITERIOS GENERALES PARA LA CREACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL BANCO DE PROYECTOS

La Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos ha definido algunos criterios que las entidades territoriales deben tener en cuenta para crear y poner en funcionamiento sus bancos de programas y proyectos, Tales criterios se exponen brevemente a continuación:

• Eficiencia y eficacia de los gastos de Inverslón:

Ante la existencia de recursos limitados, la inversión pública debe asignarse de forma que garantice la maximización dei bienestar social. Par lo anterior, es necesario realizar estudios de evaluación previa que permitan garantizar que la asignación de los recursos sea óptima, y organizar bancos de programas y proyectos que registren todos los programas y proyectos evaluados y calificados como viables, susceptibles de ser financiados con recursos de Inversión pública en la respectiva entidad territorial.

• El Banco de Programas y Proyectos como instrumento de gestión pública y herramienta del proceso de planeación:

El Banco se concibe como una herramienta de gestión pública, que facilita la preparación de planes, articulando este proceso con la preparación de presupuestos y posibilitando el seguimiento de los mismos y la evaluación de sus resultados.

• Proyectos a ser registrados en el banco:

El banco debe registrar todos los programas y proyectos susceptibles de ser ejecutados con recursos de inversión pública en el territorio de la entidad territorial, independientemente de su fuente de financiación.

• Coherencia entre la planeación y la asignación del gasto:

De acuerdo con la ley Orgánica de la Planeación, debe asegurarse la coherencia entre los planes de desarrollo y los presupuestos, para lo cual el Banco de Programas y Proyectos constituye una herramienta fundamental.

• Banco único:

Con el fin de asegurar transparencia y coherencia en el proceso de planificación, cada entidad territorial debe contar con un banco único de programas y proyectos.

La existencia de un banco único no implica una prohibición para las distintas entidades y dependencias del sector público de organizar bancos de proyectos para el desarrollo de sus funciones propias, pero tales bancos no reemplazan el banco de la entidad territorial.

• Unificación de sistemas de información, procedimientos y metodologías:

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 841 de 1990 y en la ley 132 de 1994 y posibilitar la organización de una Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos y de un Sistema Nacional de Gestión de Proyectos, se requiere la adopción de metodologías, procedimientos y sistemas de información por parte de los bancos territoriales, que resulten compatibles con los dei Banco Nacional.

• El Banco de Programas y Proyectos dentro de la estructura administrativa de la entidad territorial:

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 152 de 1994, el Banco de Programas y Proyectos debe ser organizado por las entidades territoriales a través de sus organismos de planeación, sin embargo, la responsabilidad del Banco de Programas y Proyectos corresponde a todas las instancias y dependencias de la administración, con las que se mantendrá un Intercambio continuo de información y se desarrollarán acciones conjuntas destinadas a consolidar un sistema de gestión de proyectos en el nivel territorial.

• Acceso al Sistema Nacional de Cofinanciación:

De acuerdo con la Ley 152 de 1994, los Programas y Proyectos que se presenten con base en el respectivo Banco de Proyectos tendrán prioridad para acceder al sistema de cofinanciación y a los demás programas a ser ejecutados en los niveles territoriales. Por esta razón, es deseable que todos los proyectos que aspiren a ser financiados con recursos de los fondos de cofinanciación estén previamente registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública de la respectiva entidad territorial.

• Carácter de la información del Banco:

La información del Banco debe ser pública, de tal manera que cualquier persona podría tener acceso a ella, en ejercicio del derecho de petición. Sin embargo, este acceso es permitido sólo para la labor de consulta, pero no para modificar la información registrada.

• Asistencia técnica para la organización de los bancos de programas y proyectos municipales:

De acuerdo con lo establecido en la Ley 152 de 1994, los departamentos están obligados a prestar el apoyo necesario a los munictplos en el proceso de organización y puesta en funcionamiento de sus propios Bancos de Programas y Proyectos de Inversión Pública.

FORMULACIÓN DE ESTRUCTURA DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

La Unidad Estratégica de Gestión-Acción (VEGA) es la oficina administradora del banco de Programas y Proyectos de inversión pública de Montería, adscrita a la Secretaria de Planeación Municipal que coadyuva al proceso de planeación, proponiendo, sugiriendo y orientando en las alternativas de inversión a la luz del Plan de Desarrollo del Municipio.

1. EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU RELACIÓN CON LOS PROYECTOS, EL PRESUPUESTO Y LAS INVERSIONES

Si se concibe el Banco de Programas y Proyectos como una instancia administrativa dei sistema de planificación y como instrumento para la asesoría de las inversiones, los proyectos que deben hacer parte de él son todos los identificados como solución a las necesidades de la población, de acuerdo al Plan de Desarrollo Municipal debidamente aprobado.